Criar uma planilha de Gerenciamento de Projetos no Excel \u00e9 uma tarefa das mais rotineiras, se voc\u00ea conhece as ferramentas necess\u00e1rias e se est\u00e1 por dentro das atividades relacionadas ao projeto em curso dentro da empresa.
\nAtualmente existem muitos programas para isso, mas a maior parte deles \u00e9 direcionada para fins espec\u00edficos, que n\u00e3o atendem \u00e0s necessidades de todas as empresas. Ent\u00e3o, para facilitar a sua vida, vamos mostrar como montar uma planilha de Gerenciamento de Projetos, com o seu passo a passo, para que voc\u00ea possa fazer as adapta\u00e7\u00f5es necess\u00e1rias aos projetos implantados em sua organiza\u00e7\u00e3o.
\nVamos come\u00e7ar com uma planilha b\u00e1sica, onde iremos identificar campos para o Projeto que est\u00e1 sendo analisado, sua data prevista de in\u00edcio e de t\u00e9rmino, a data de efetivo encerramento e o espa\u00e7o para o percentual do projeto em execu\u00e7\u00e3o.
\nVeja a figura abaixo:
\nGerenciamento 01
\nO que faremos dentro desse projeto \u00e9 destacar a dura\u00e7\u00e3o de cada etapa, considerando entre a data de in\u00edcio e de t\u00e9rmino, na linha do tempo criada dentro do m\u00eas, criando uma formata\u00e7\u00e3o condicional para exibir uma barra colorida mostrando o seu andamento.
\nSe o per\u00edodo de planejamento n\u00e3o for atendido, teremos um destaque para o atraso ocorrido, que dever\u00e1 ter um motivo plaus\u00edvel para seu n\u00e3o cumprimento.
\nVamos, a seguir, configurar a linha do tempo. Como estamos trabalhando apenas com o m\u00eas de setembro, com um planejamento espec\u00edfico para este m\u00eas, teremos de validar as c\u00e9lulas dos dias de forma a aceitarem a formata\u00e7\u00e3o condicional.
\nAssim, \u00e9 preciso selecionar o primeiro dia do m\u00eas e digitar a data 01\/09\/2015, utilizando para o seu formato apenas 1\/9. Agora \u00e9 s\u00f3 copiar e arrastar a c\u00e9lula at\u00e9 o dia 30 de setembro, escolhendo a op\u00e7\u00e3o Preencher Dias, como na figura abaixo:
\nGerenciamento 02
\nAgora, para podermos configurar a linha do tempo, precisamos ter selecionados os par\u00e2metros para a formata\u00e7\u00e3o condicional. Para isso, \u00e9 preciso selecionar a \u00e1rea completa onde as barras ser\u00e3o aplicadas, incluindo somente os espa\u00e7os entre as datas de in\u00edcio e de t\u00e9rmino de cada uma das etapas do projeto.
\nGerenciamento 03
\nCom o espa\u00e7o selecionado, clique em Formata\u00e7\u00e3o Condicional, na faixa de op\u00e7\u00f5es de Estilo. Busque a op\u00e7\u00e3o Nova Regra, como aparece na figura abaixo:
\nGerenciamento 04
\nNa janela que se abre, selecione Sele\u00e7\u00e3o Atual:
\nGerenciamento 05
\nClique em Nova Regra para ter a seguinte janela no seu monitor:
\nGerenciamento 06
\nSelecione Usar uma f\u00f3rmula para determinar quais c\u00e9lulas devem ser formatadas, como est\u00e1 na figura acima. O Excel ir\u00e1 aplicar a formata\u00e7\u00e3o condicional ao intervalo de c\u00e9lulas que estiverem apenas entre as datas de in\u00edcio e t\u00e9rmino de cada etapa do projeto. Para criar a formata\u00e7\u00e3o condicional, digite no campo Formatar valores em que esta f\u00f3rmula \u00e9 verdadeira a seguinte f\u00f3rmula:
\n=E(G$8>=$C9;G$8<=$D9)
\nEm seguida, ainda com a janela aberta, clique em formatar para escolher a cor e o preenchimento de sua planilha:
\nGerenciamento 07
\nAgora, basta clicar em OK e retornar \u00e0 planilha, verificando o resultado da formata\u00e7\u00e3o:
\nGerenciamento 08
\nCaso voc\u00ea fa\u00e7a alguma altera\u00e7\u00e3o nas datas de qualquer etapa do planejamento, automaticamente a barra ser\u00e1 alterada, adaptando-se \u00e0s novas informa\u00e7\u00f5es.
\nFormatando as falhas do planejamento
\n\u00c9 claro que um planejamento \u00e9 feito para atender algumas condi\u00e7\u00f5es de tempo e de aplica\u00e7\u00e3o de recursos, mas isso pode sofrer altera\u00e7\u00f5es ao longo do per\u00edodo e, para isso, \u00e9 preciso que tamb\u00e9m tenhamos essa informa\u00e7\u00e3o. Para visualizar as altera\u00e7\u00f5es ocorridas, vamos fazer novamente o mesmo processo, criando a mesma formata\u00e7\u00e3o condicional, aplicando-a ao mesmo per\u00edodo, formatando em uma cor diferente, que possa estar bem evidenciada, e alterando apenas a f\u00f3rmula, como abaixo:
\n=E(G$8>=$D9;G$*<=$E9)
\nObserve que s\u00f3 alteramos dois elementos da f\u00f3rmula, levando para a coluna E da planilha, onde temos a data efetiva de t\u00e9rmino das etapas do projeto.
\nVeja como agora temos a formata\u00e7\u00e3o condicional para o planejamento e o t\u00e9rmino efetivo:
\nGerenciamento 09
\nVoc\u00ea pode, agora, criar uma legenda para que qualquer pessoa saiba o que est\u00e1 ocorrendo na planilha, informando os crit\u00e9rios para exibi\u00e7\u00e3o de cada cor na barra de planejamento.
\nComo funciona a fun\u00e7\u00e3o para a formata\u00e7\u00e3o condicional
\nPara que voc\u00ea entenda melhor o funcionamento da fun\u00e7\u00e3o de formata\u00e7\u00e3o condicional, vamos \u00e0 sua explica\u00e7\u00e3o, detalhe por detalhe:
\nA utiliza\u00e7\u00e3o da fun\u00e7\u00e3o E serve para informar ao Excel que estamos considerando duas condi\u00e7\u00f5es para a valida\u00e7\u00e3o da f\u00f3rmula como verdadeira, contendo as datas de in\u00edcio e de t\u00e9rmino de cada etapa do projeto.
\nAo utilizarmos a primeira express\u00e3o, estamos informando ao Excel a primeira condi\u00e7\u00e3o que deve ser avaliada, que \u00e9 a primeira data no in\u00edcio do calend\u00e1rio (G8), que deve ser igual ou maior \u00e0 data de in\u00edcio da data inserida em cada etapa do projeto (C9). Assim, vamos ter na primeira f\u00f3rmula, G$8>=$C9 e G$8>=$D9 na segunda f\u00f3rmula, para que possamos definir o planejado e o realmente ocorrido, inserindo-se o cifr\u00e3o ($) para travar as c\u00e9lulas informadas.
\nA segunda express\u00e3o da f\u00f3rmula informa que a primeira data do calend\u00e1rio est\u00e1 dentro da data de t\u00e9rmino do projeto. Assim, a combina\u00e7\u00e3o das duas express\u00f5es ir\u00e1 nos fornecer a formata\u00e7\u00e3o do planejamento do projeto dentro dos intervalos que determinamos para cada etapa.
\nProximamente vamos estender essa planilha com outras etapas necess\u00e1rias a um gerenciamento de projeto.
\nVoc\u00ea pode fazer o download da planilha para adapt\u00e1-la ao seu projeto, clicando aqui.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"